คุณมีข้อมูลทุกอย่างอยู่ครบมือ น่าจะอยู่ที่ไหนสักแห่งในบริษัท เช่นว่าในรายการขายสินค้าตัวนี้ ในรายการสินค้าตรงนั้น ในบัญชีแยกประเภท หรือในรายการอัพเดทการผลิต กล่าวง่ายๆก็คือข้อมูลพวกนี้ถูกฝังอยู่กระจัดกระจายทั่วไปหมด คงเป็นเรื่องดีไม่น้อยทีเดียวถ้าคุณจะสามารถดึงข้อมูลเหล่านี้มารวมกันและใช้มันเพื่อวิเคราะห์ธุรกิจได้อย่างสมบูรณ์ คุณจะได้วางแผนธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เรื่องที่น่าดีใจก็คือ คุณสามารถทำเช่นนั้นได้ด้วยเทคโนโลยีของระบบ Business Intelligence แน่นอน คุณคงกำลังคิดว่า “ฉันคงไม่มีเงินพอซื้อเทคโนโลยีซับซ้อนแพงๆพวกนั้นหรอก Business Intelligence เหรอ นั่นมันสำหรับพวกธุรกิจใหญ่ๆนี่ องค์กรที่มีทีมไอทีเก่งๆเยอะๆ”
ทว่าไม่มีอะไรที่ไกลเกินกว่าความจริงสักอย่าง ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะมีขนาดเล็กหรือใหญ่แค่ไหน จะทำธุรกิจด้านใด คุณเองก็มีข้อมูลจำนวนมากมายรวบรวมไว้แล้วด้วยซอฟต์แวร์ต่างๆที่ล้วนเป็นหลักสำคัญของเทคโนโลยี Business Intelligence ถ้าคุณมี Microsoft Office และ Microsoft SQL Server ก็เท่ากับคุณมีพื้นฐานพร้อมสำหรับการเลือกใช้โซลูชัน BI (คุณอาจจะถามว่ามันคืออะไรนะ คุณไม่อยากลงทุนกับการทำระบบฐานข้อมูลเพิ่มอีกชุดใช่ไหม) เคยได้ยินผลิตภัณฑ์ที่ชื่อ Microsoft SQL Server 2008 Express ไหม คุณสามารถใช้มันได้ในราคา....ฟรี! และถ้าหากคุณจะบังเอิญมี Office SharePoint Server คุณก็ยิ่งเข้าใกล้กับโซลูชัน BI ที่ดีเข้าไปอีกขั้นหนึ่ง
เรามาลองพิจารณาถึงกระบวนการและเครื่องมือต่างๆสำหรับดึงสาระสำคัญๆทางธุรกิจจากข้อมูลของคุณกัน
ขั้นแรกคือการรวมข้อมูลและรายงานสำคัญต่างๆทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการทำธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ ลองนึกถึงรายงานที่คุณทำอยู่แล้วทุกวัน มีทางบ้างไหมที่จะทำรายงานให้ง่ายขึ้น เร็วขึ้น พร้อมสำหรับใช้งานมากขึ้น คุณอาจจะต้องการข้อมูลจากบุคคลสำคัญทุกคนในองค์กร รวมถึงผู้ให้บริการภายนอกที่ต้องการรายงาน อาทิ บริษัททำบัญชีหรือบริษัทให้คำปรึกษาด้านอีคอมเมิร์ซ (เมื่อคุณพูดคุยกับบริษัทผู้ให้บริการภายนอกเกี่ยวกับรายงาน ต้องมั่นใจว่าคุณเข้าใจวิธีการและระบบการวัดประสิทธิภาพที่พวกเขาใช้วัดประสิทธิภาพทางธุรกิจ เพราะอาจจะมีจุดที่แตกต่างกัน)
จากนั้น คุณก็จะต้องมาพิจารณาข้อมูลต่างๆที่สะเปะสะปะเหล่านี้หรือที่พวกคนเก่งๆมักเรียกว่า “data point” เพื่อหาข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการสร้างรายงาน เมื่อได้ data point ทั้งหมดแล้ว คุณก็จะต้องหาแหล่งที่มาของข้อมูล
เอาล่ะ ทีนี้เมื่อคุณรู้แล้วว่าคุณต้องการข้อมูลใดบ้างและสามารถหามันได้จากที่ไหน คุณก็จะต้องรวมข้อมูลเหล่านั้นเข้ามาเพื่อสร้างฐานข้อมูล ซึ่งคุณสามารถนำมันมาดู แยก และวิเคราะห์มันได้ หรือพูดให้ง่ายก็คือ เพื่อให้ข้อมูลเหล่านี้สามารถเปลี่ยนเป็นรายงานตามที่พูดกันในขั้นตอนแรกได้นั่นเอง
ขั้นต่อมา คือการสร้างรายงานตามต้องการและปรึกษากับผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ซึ่งย่อมหมายถึงการตรวจสอบข้อมูลต่างๆของรายงานโดยละเอียดกับผู้บริหาร บริษัทคู่ค้า และคนอื่นๆที่เกี่ยวข้อง ง่ายๆก็คือทุกคนที่คุณวางแผนจะแสดงข้อมูลเหล่านี้และใช้ข้อมูลนี้เพื่อการตัดสินใจเชิงธุรกิจ เพราะนี่เป็นเรื่องสำคัญอย่างมากที่ทุกคนจะต้องเข้าใจว่าตัวเลขต่างๆเหล่านั้นมีที่มายังไง นอกจากนี้แล้ว ข้อผิดพลาดหรือรายการข้อมูลที่อาจจะถูกลืมมักปรากฏให้เห็นชัดระหว่างการพูดคุยตรวจสอบเช่นนี้ ดังนั้นคุณจึงควรให้ความสนใจกับคำแนะนำและข้อเสนอแนะต่างๆพร้อมแก้ไขตามที่จำเป็น
เมื่อคุณได้ตัดสินใจเรียบร้อยแล้วว่าต้องการข้อมูลใดบ้าง ข้อมูลเหล่านั้นจะมาจากไหน และรายงานจะถูกสร้างด้วยวิธีการใด ขั้นต่อมาที่คุณต้องทำก็คือการวางระบบสำหรับการแชร์การใช้รายงานระหว่างบุคคลในองค์กรตามความเหมาะสม ซึ่งก็อาจจะทำได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยการเผยแพร่เอกสารดังกล่าวบนระบบอินทราเนตพอร์ทัลขององค์กร ด้วยการแชร์เอกสารผ่านระบบออนไลน์ คุณก็จะสามารถติดตามจำนวนผู้ใช้งานที่มีการเรียกใช้ข้อมูล และวางแผนได้ว่ารายงานฉบับใด รวมถึงส่วนใดของรายงานบ้างที่เป็นที่ใช้งานแพร่หลายที่สุด นอกจากนี้ยังสามารถทำการอัพเดทและปรับปรุงเอกสารได้ในที่เดียว มั่นใจได้ว่าทุกคนมีเอกสารรุ่นล่าสุดสำหรับใช้งาน
ขั้นตอนเดียวที่เหลืออยู่ก็คือการทำกระบวนการทั้งหมดที่กล่าวมาให้เป็นกระบวนการอัตโนมัติ เพื่อให้ระบบจัดสร้างรายงานและเผยแพร่เพื่อการใช้งานได้เอง ซึ่งนี่จะทำให้บุคลากรของคุณมีข้อมูลที่สำคัญและจำเป็นสำหรับการตัดสินใจอย่างรวดเร็ว แม่นยำ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ผลประกอบการและการเติบโตขององค์กร
เรามาลองทบทวนกันอย่างเร็วๆอีกสักรอบ เราทราบแล้วว่าเราต้องการอะไร นั่นคือความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูลและสังเกตแนวโน้มต่างๆที่สำคัญ และทำให้สามารถดึงเอาแนวโน้มเหล่านี้มาใช้งานได้จริงในธุรกิจด้วยการแชร์ข้อมูลกับบุคลากรภายในองค์กร จากนั้นเรารู้ว่าเราต้องทำอย่างไรบ้างเพื่อให้ทำเช่นนั้นได้ คือระบบซอฟต์แวร์ข้อมูลที่จะช่วยรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมากเหล่านั้น และซอฟต์แวร์เพื่อการสื่อสารและทำงานร่วมกันเพื่อนำข้อมูลเหล่านี้ให้ไปถึงมือบุคลากรเพื่อเปลี่ยนมันเป็นการปฏิบัติงานจริง
เรามาลองดูเทคโนโลยีเบื้องหลังโซลูชัน BI กันแบบละเอียดๆอีกสักหน่อย เริ่มต้นด้วยระบบฐานข้อมูลที่ทำหน้าที่จัดเก็บข้อมูลต่างๆ ระบบนี้เป็นรากฐานหลักของระบบ Business Intelligence คุณจำเป็นต้องมีระบบฐานข้อมูลที่ประสิทธิภาพเพื่อรวบรวมข้อมูลทุกอย่างเกี่ยวกับธุรกิจเพื่อช่วยให้คุณเห็นถึงจุดเล็กๆน้อยๆที่อาจเปลี่ยนแปลงธุรกิจของคุณได้ ระบบโครงสร้างฐานข้อมูล (ซึ่งเป็นคำที่ไอทีนิยมเรียกกัน) จำเป็นต้องมีความสามารถสูงในการออกรายงานและวิเคราะห์ข้อมูล Microsoft SQL Server 2008 สามารถช่วยคุณได้ในงานดังกล่าว ด้วย SQL Server คุณสามารถสร้างระบบที่ทรงศักยภาพสำหรับรวบรวมและจัดเก็บข้อมูล ทั้งยังช่วยให้คุณสามารถทำการค้นหา ทำ query หรือทำการวิเคราะห์ที่ซับซ้อนได้ด้วย
คุณอาจจะมีแอพพลิเคชันหรือระบบเพื่อการจัดการกิจกรรมประจำวันอยู่บ้างแล้ว ทว่าการดึงข้อมูลออกมาจากระบบเหล่านี้ก็อาจจะไม่ใช่เรื่องง่ายเท่าไรนัก เมื่อคุณใช้งานระบบฐานข้อมูลของ SQL Server คุณสามารถเลือกใช้ฟังก์ชัน built-in เพื่อออกรายงานแบบมาตรฐานเพื่อดูข้อมูลต่างๆได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าใช้งานระบบฐานข้อมูลได้จากใน SQL Server Reporting Services และจัดทำรายงานและการทำ visualization สำหรับข้อมูลเบื้องต้นได้ด้วยการใช้งานแอพพลิเคชันต่างๆของ Microsoft Office อาทิ Office Excel และเมื่อทุกคนในองค์กรอาจจะมี Excel สำหรับใช้งาน จึงทำให้ทุกคนสามารถดูผลการวิเคราะห์ข้อมูลได้ด้วยตนเอง ไม่ว่าจะด้วยการให้บุคลากรของคุณทำ data exploration และ strategizing เอง เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการคาดคะเน ทำการ visualize ข้อมูล รวมถึงสำรวจหาจุดเชื่องโยงระหว่างข้อมูลที่แยกกัน ทั้งหมดนี้ด้วยการใช้งานแหล่งข้อมูลร่วมกันทั้งหมด
ท้ายที่สุด ยังมีอีกองค์ประกอบในระบบของแพล็ตฟอร์ม Business Intelligence นั่นคือระบบการแชร์รายงาน SQL Server นั่นรับบทบาทสำคัญไปแล้วในการทำหน้าที่รวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ บัดนี้เราจำเป็นต้องนำเอาผลการวิเคราะห์เหล่านั้นมาเปลี่ยนรูปแบบเป็นสิ่งที่ผู้ใช้งานสามารถทำความเข้าใจและใช้งานร่วมกันได้โดยง่าย คุณจำเป็นต้องมีหนทางสำหรับส่งเสริมการทำงานร่วมกันและจัดการกับไอเดียต่างๆที่ผุดขึ้นมา วิธีการในการสร้างรูปแบบและระบบเวิร์คโฟลว์ที่เหมาะสำหรับธุรกิจและเพื่อสร้างระบบ dashboard และ scorecard ซึ่งมีประโยชน์ Microsoft Office SharePoint Server 2007 มีหน้าที่จัดการงานในส่วนดังกล่าวนี้และช่วยส่งมอบข้อมูลสำคัญต่างๆไปยังมือของบุคลากรที่จะทำหน้าที่วิเคราะห์ข้อมูลในระดับถัดไป ไม่เพียงแต่ SharePoint Server จะทำหน้าที่ส่งมอบข้อมูลให้ไปถึงมือผู้ทำงานเท่านั้น แต่ยังทำเช่นนั้นในระบบของ Office ที่บุคลากรทั่วไปคุ้นเคยดีอีกด้วย จึงไม่ต้องเสียเวลากับการนั่งสับสนกับรายงานหน้าตาแปลกประหลาดและฟังก์ชันที่ไม่ชินตา ระบบ SharePoint ทำให้การแชร์ข้อมูลนั้นง่ายเพียงดีดนิ้ว (แน่นอนพวกเขาคงไม่ตั้งชื่อมันว่า SharePoint โดยไม่มีเหตุผลหรอก) ดังนั้นการร่วมมือกันทำงานระหว่างแผนกหรือหน่วยงานที่ต่างกันจึงง่ายและสะดวกสบายมาก
นั่นหมายความว่าระบบ BI ของคุณนั้นครอบคลุมทุกส่วนขององค์กร แทนที่จะสามารถใช้งานได้เฉพาะกลุ่มบุคคลหรือในทีมไอทีเท่านั้น ด้วยเทคโนโลยีต่างๆของไมโครซอฟท์ ระบบ Business Intelligence สามารถผสานเข้ากับธุรกิจของคุณได้อย่างเป็นหนึ่ง ช่วยให้ทุกคนสามารถปฏิบัติหน้าที่ของตนเองได้ด้วยข้อมูลอันมีประสิทธิภาพ ลดค่าใช้จ่าย เพิ่มผลิตผลของงาน และผลักดันธุรกิจของคุณให้ก้าวหน้ายิ่งขึ้น
ถ้าคุณพร้อมและสนใจจะเริ่มต้นกับระบบ Business Intelligence ลองติดต่อและปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีของคุณเกี่ยวกับการวางระบบ Microsoft BU solution หากองค์กรคุณยังไม่มีพาร์ทเนอร์ไอที ลองคลิกเข้าไปที่ http://pinpoint.microsoft.com/en-US/ เพื่อดูรายชื่อบริษัทคู่ค้า Microsoft certified IT specialist ในพื้นที่ของคุณ ในยุคเศรษฐกิจเช่นนี้ ระบบ BI ช่วยเปลี่ยนองค์กรของคุณได้ รีบตัดสินใจแต่วันนี้
ที่มา:http://www.microsoft.com/business
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น